Wat lead routing is en hoe het de resultaten van je pipeline verbetert

Ontdek hoe lead routing je helpt om je pipeline te automatiseren zonder afbreuk te doen aan de ervaring van de koper en de groeiresultaten. Stel je eens voor dat je bedrijf als een razende loopt en de GTM (go-to-market) nu met zekerheid kan zeggen hoeveel omzetkansen zich elke maand of elk kwartaal zullen aandienen. Maar er is één probleem. Je verkoopteam is niet klaar voor deze razendsnelle groei, het kwalificeren van prospects gebeurt lukraak en het lead routing systeem heeft een eigen wil.

Inhoudsopgave

• Wanneer snelle groei leidt tot gemiste kansen
• Maar wat is lead routing?
• Hoe ziet de ideale lead routing flow eruit?
• Hoe implementeer je lead routing en zet je je inbound funnel op de automatische piloot?
• Vergeet spreadsheets voor SDR-to-AE Handoff
• De juiste lead routing-software kiezen voor je pipeline doelen
• Naadloze integratie met HubSpot voor slimme lead routing
• Conclusie

Wanneer snelle groei leidt tot gemiste kansen

Naarmate het aantal leads toeneemt, ontstaat er chaos en het lead toewijzingsproces is nu een kakofonie van gemiste kansen en verwarring en frustraties onder medewerkers en je pipeline heeft moeite met alle deals die eraan toegevoegd worden.

Ondertussen heeft een ander (concurrerend) bedrijf te maken met een soortgelijke toestroom van leads. Zij hebben echter een geheim wapen dat lead routing heet. Bij hen worden er geen leads in de steek gelaten en de GTM verloopt via een soepel marketing-sales lead traject.

Bij hen zijn SDR's (Sales Development Representatives) niet gedesoriënteerd. Ze weten welke lead ze moeten oppikken. En nog belangrijker, teams en werknemers geven elkaar niet de schuld van het feit dat pipelines zich niet vertalen in omzet.

Dat is wat een no-brainer als lead routing kan doen voor bedrijven die hun verkoop ambitieus aan het opschalen zijn.

Maar wat is lead routing?

Lead routing of lead-toewijzing is het proces van het distribueren van leads naar het verkoopteam op basis van vooraf ingestelde voorwaarden die conversies gemakkelijker kunnen maken.

Denk bijvoorbeeld aan een demo-aanvraag van een zakelijke lead. Je kunt voorwaarden opstellen voor lead routing en alleen iemand die ervaring heeft met bedrijfs pijnpunten de demo laten afnemen.

De ideale workflow voor lead routing kan ervoor zorgen dat vastgelegde leads terechtkomen bij de verkoper of het team dat het best in staat is om de lead om te zetten in een klant.

Lead routing kan worden gebaseerd op verschillende unieke factoren die relevant zijn voor je bedrijf. Hier volgen enkele voorbeelden van triggers voor lead routing:

• Bedrijfsgrootte en omzet: Zorg voor specifieke verkoopteams om leads af te handelen van bedrijven in verschillende groeifasen. De behoeften van deze segmenten zijn verschillend en het helpt om een speciaal team of medewerker te hebben voor verschillende uitkomsten en pijnen.
• Lead source: Leid leads naar SDR's op basis van het kanaal waar de conversie vandaan kwam. Als de bron bijvoorbeeld je maandelijkse nieuwsbrief was, kan dit betekenen dat ze een hoge intentie hebben, omdat ze al betrokken waren bij je marketinginspanningen.
• Laatste touchpoint voordat het formulier wordt ingevuld: Heeft je lead zich aangemeld bij een van je ABM-campagnes voordat hij of zij interesse toonde voor een demo? Misschien moet je ze een hogere prioriteit geven.

Andere veelgebruikte triggers zijn SDR-expertise, de branche van de lead account, geografische locatie en tijdzone, functieaanduiding van de lead en nog veel meer.

Effectieve lead routing helpt bij het maximaliseren van de verkoopproductiviteit, het verkorten van de responstijden, het verbeteren van de conversiepercentages en, nog belangrijker, het oplossen van gebroken en inefficiënte processen waar je GTM mee te maken heeft op het verkoop front.

Hoe ziet de ideale lead routing flow eruit?

Als het goed is, kan lead routing details vergaren uit je hele inkomende en uitgaande funnel om leads nauwkeurig toe te wijzen aan de juiste verkoper:

• Kwalificeer leads voordat je ze in een lead routing-systeem invoert.
• Stel (distributie) teams samen op basis van de expertise van je verkopers, je productkennis of verschillende accounts.
• Wijs leads automatisch toe aan SDR's en AE's (account executives) op basis van de ingestelde lead routing triggers.

Hoe implementeer je lead routing en zet je je inbound funnel op de automatische piloot?

In plaats van meteen aan de slag te gaan met het opzetten van lead routing, proberen we dit interactief te maken door te begrijpen waar de interne processen op dit moment staan in hun lead distributie en GTM-operaties.

1. Wat gebeurt er als het bedrijf van je lead bestaat als account in je CRM?

Dit is of super lastig of juist super eenvoudig. Als je al een manier hebt om nieuwe leads van bestaande accounts te identificeren, komt het (meestal) wel goed. Je kunt ze namelijk doorgeven aan de AE’s die leads van het bedrijf behandelen. Je AE’s zullen in een betere positie zijn om gesprekken te voeren over de reikwijdte van je product of om een demo te personaliseren op basis van de context die ze al hebben.

Dat je meestal wel goed zit, komt omdat als je lead-naar-account matching proces handmatig gaat, je je SDR's alleen maar meer werk geeft en het lead routing systeem kapot maakt. Je zou moeten overwegen om een lead routing software te implementeren die rekening houdt met speciale overwegingen zoals gematchte accounts.

2. Hoe goed communiceert je lead routing systeem met je CRM?

Een moderne lead routing software heeft componenten die meestal bijzaak zijn in je CRM. Makkelijk vergaderingen plannen, aangepaste formulieren, automatische CRM-synchronisatie, SDR-to-AE handoff, kunnen dit soort functionaliteiten worden toegevoegd aan je lead routing workflow?

Zoek uit welke functionaliteiten onmisbaar zijn in je lead routing-CRM en ga van daaruit verder. Een paar voorbeelden van deze functionaliteiten:

• Automatisch lead gegevens bijwerken in CRM vanuit lead routing software.
• Synchroniseren vergader aantekeningen in de CRM na het invullen van een website formulier of het plannen van een demo.
• Koppel leads aan account eigenaren in de CRM met aangepaste toewijzingsregels.

3. Hoe kwalificeer je je leads voordat je ze toewijst aan je SDR's en AE's?

Dit is belangrijk. Want als je SDR's de leadkwalificatie uitvoeren door lead informatie van formulieren handmatig door te nemen, komt dit je pipeline, prognose, team en organisatie niet ten goede.

Zelfs als je SDR's erin slagen om elke lead in minder dan 5 minuten te kwalificeren en contact op te nemen met de prospect om een afspraak te maken, heb je je prospect in feite een slechte ervaring gegeven.

Denk er eens over na. Wil je dat je prospect toevalligerwijs jouw mail tegenkomt in zijn of haar al overvolle mailbox, deze opent en vervolgens op een link klikt wat leidt tot een nieuw formulier dat ingevuld moet worden?

Of heb je liever dat ze automatisch gekwalificeerd worden op het moment dat ze een demo aanvragen en meteen een afspraak boeken met de juiste SDR of AE?

Door je prospects direct te kwalificeren en hen een afspraak met het verkoopteam te laten boeken, maak je tijd vrij voor je SDR's en verminder je de kans op handmatige fouten. Ze kunnen deze tijd beter gebruiken om meer te prospecteren en meer pipeline voor je bedrijf te genereren.

4. Wat is de capaciteit van je verkoopteam? Hoeveel kunnen ze aan?

Wat is het nut van lead routing als je team te weinig personeel heeft of te weinig tijd om een inkomende stroom te verwerken? Hiervoor kan je het beste leadkwalificatie inzetten. Leadkwalificatie is een manier om leads met een lage intentie te verwijderen en je sales personeel prioriteit te laten geven aan leads met de meeste potentie.

Maar het blijft een lastige inschatting. Geen enkel ‘draaiboek’ je kan precies de juiste route leiden, omdat het geen rekening houdt met unieke bedrijfsbehoeften, de snelheid van de pipeline en verkoopcycli. Hier zijn een paar dingen die je kunt doen om je sales workload te beheren.

• Voor beginners is het belangrijk om prioriteit te geven aan het opbouwen van een voorspelbare pipeline in plaats van je te veel te richten op het personeelsbestand of de SDR-capaciteit. Een goede inschatting maken van het inkomende en uitgaande verkeer is essentieel.
• Verwijder belemmeringen die kopen moeilijk maken voor prospects. Je zal nooit de ware vraag kennen totdat je de buyer experience hebt opgelost. Je kunt ze bijvoorbeeld direct aan een SDR of AE helpen als de situatie daarom vraagt.
• Zet een lead routing-systeem in om vergaderingen automatisch te verdelen over je verkoopteam met daarin speciale voorwaarden. Je kan ook een gelijke workload toewijzen aan je verkopers met behulp van round-robin logica, met de flexibiliteit om specifieke AE's of SDR's toe te wijzen om te leiden op basis van eerdere ervaringen, domein- en probleem expertise.

5. Hoe geven SDR's leads door aan je AE's?

De huidige staat van overdracht van SDR naar AE gaat gebukt onder pijnpunten en inefficiënties die een soepele overdracht van leads belemmeren.

Van problemen met de coördinatie van planningen tot problemen om leads weer op de rails te krijgen na een no-show; SDR's worstelen met complexe workflows die hun vermogen aantasten om AE's te helpen hun quota's te halen en hun eigen tijd te beheren.

Dus, als jouw SDR-naar-AE overdracht handmatig verloopt, dan moet dat voorgoed veranderen.

Vergeet spreadsheets voor SDR-to-AE Handoff

1. Verbeter de zichtbaarheid van AE's en lead planning:
   Geef SDR's toegang tot de agenda's van elke beschikbare AE, compleet met account-eigendomsgegevens en matching regels. Deze nieuwe zichtbaarheid vereenvoudigt het proces en elimineert onnodig heen-en-weer gemail tussen SDR's met de leads en AE's om een tijd af te spreken.

2. Handmatige CRM-updates vermijden:
   Bespaar SDR's de moeite van het doornemen van spreadsheets voor AE-beschikbaarheid en planningen. In plaats van SDR's vergaderingen te laten aanmaken voor leads, zouden ze leads rechtstreeks vanuit de agenda van de AE vergaderingen moeten kunnen laten boeken. Implementeer een lead routing software waarmee SDR's leads kunnen doorsturen naar AE's.

3. Automatiseer lead routing en handoff workflows:
   SDR's moeten de mogelijkheid hebben om geautomatiseerd account eigendom en AE-specifieke routing te configureren en tegelijkertijd de distributie beheren. Het overbelasten van je beste AE's is altijd een probleem bij het beheren van de workload.

Maar met de juiste set voorwaarden voor uitschieters en round-robin regels kan de AE werklast nog steeds worden beheerd zonder je beste werknemers te overbelasten, terwijl anderen tegelijkertijd hun maandelijkse quota kunnen blijven behalen.

De juiste lead routing-software kiezen voor je pipeline doelen

1. Neem geen genoegen met een basic round-robin

Round-robin is een goede manier om te zorgen voor een gelijkmatige verdeling onder je SDR's en AE's. Maar alleen daarop vertrouwen kan nadelig zijn voor je lead routing als je deze handmatig moet overschrijven voor scenario's waarin de gebruikelijke workflow verandert, zoals:

• No-shows van leads
• AE's die op vakantie zijn
• Een terugkerende lead die al contact heeft gehad met een van je SDR's
• Een lead die behoort tot een bedrijfsaccount dat bestaat in je CRM

Een starre round-robin routing houdt mogelijk geen rekening met uitzonderingen in de lead flow.‍

Zet een lead routing software in die al deze unieke scenario's kan automatiseren zonder de round-robin te doorbreken met smart meeting distribution.

‍2. Geef prioriteit aan hot leads door ze het agenda slot van je beste AE te laten kiezen

Je zou leads met een hoge intentie moet moeten laten wachten op een callback maar ze gelijk deel uit moeten laten maken van je workflow. Zet een tool in die leads direct kan kwalificeren en laat je beste AE's direct na het invullen van een demo een afspraak met ze maken

Wij gebruiken hiervoor instant form scheduling van RevenueHero. Als je leads met een hoge intentie toestaat om direct afspraken te plannen nadat ze een formulier hebben ingevuld, kun je voorkomen dat ze afhaken.

3. Leads leiden naar de best uitgeruste teams

Kies een lead routing software die bijeenkomsten kan verdelen op basis van aangepaste kenmerken zoals bedrijf, locatie of andere gegevens uit je formulieren. Zorg ervoor dat leads aan de juiste teams worden toegewezen.

Nog beter als je een tool toe kan voegen aan de formuliervelden om je leadkwalificatie en distributieregels nog verder te verfijnen.

4. Creëer gepersonaliseerde routing voorwaarden om target accounts snel te volgen

Campagnes zoals ABM vereisen AE's die goed zijn uitgerust voor de target accounts. Dit kan gebaseerd zijn op hun eerdere interacties met leads van hetzelfde bedrijf of afspraken met soortgelijke accounts.

Ga op zoek naar een tool die je kan helpen om binnenkomende leads voor campagnes te koppelen aan AE's die ervaring hebben met het afhandelen van die accounts.

5. Efficiënt leadmanagement

Koppel contacten aan AE's die leads van een bepaald bedrijf beheren en stroomlijn de afhandeling van talrijke leads en beslissers in ondernemingen en bedrijven in het middensegment.

6. Gerichte ABM-campagnes

Account matching en routing sluiten perfect aan bij account based marketing strategieën, waardoor nauwkeurige marketinginspanningen mogelijk zijn die gericht zijn op meerdere belanghebbenden binnen één account in je CRM.‍

7. Verbeterde inzichten in bedrijfsaccounts

In grote ondernemingen kunnen AE's te maken hebben gehad met verschillende leads van hetzelfde bedrijf vanwege de omvang ervan. Account matching vóór het routeren van de leads zal deze connecties onthullen en jouw inzicht in account-relaties verbeteren.

8. Hyper gepersonaliseerde interacties

Met deze gegevens kan je gepersonaliseerde campagnes en antwoorden maken die inspelen op de specifieke behoeften van verschillende afdelingen binnen een groot bedrijf. SDR's en AE's kunnen dan laten zien dat jouw product de processen van deze afdelingen kan stroomlijnen en op de hoogte is van de pijnpunten van het bedrijf.

Naadloze integratie met HubSpot voor slimme lead routing

Met een geavanceerde lead routing-integratie voor HubSpot wordt de toewijzing van leads volledig geautomatiseerd binnen je CRM. Leads worden in realtime gekoppeld aan de juiste verkopers op basis van vooraf ingestelde criteria, zonder handmatige tussenkomst. Dit zorgt ervoor dat je SDR’s en AE’s altijd beschikken over actuele leadinformatie en snel kunnen schakelen. Daarnaast worden alle interacties en updates automatisch gesynchroniseerd, zodat je een helder overzicht houdt van je pipeline en niets door de mazen van het net glipt. Zo verbeter je de samenwerking tussen marketing en sales en maximaliseer je conversies.

Conclusie

Lead routing is niet zomaar een extra laag in je salesproces—het is een fundamentele strategie om je pipeline te stroomlijnen, conversies te verhogen en je verkoopteam optimaal te laten presteren. Zonder een goed geolied lead routing-systeem blijven kansen liggen, raken SDR’s en AE’s gefrustreerd en blijft je omzetpotentieel onbenut.

Door de juiste tools en strategieën in te zetten, kun je leads automatisch toewijzen aan de meest geschikte verkopers, wachttijden minimaliseren en direct inspelen op koopintenties. Of het nu gaat om slimme matching met CRM-gegevens, round-robin distributie of directe afspraken met hot leads, een effectief lead routing-systeem zorgt ervoor dat je bedrijf klaar is voor schaalbare groei.

Wil je ontdekken hoe lead routing jouw salesproces kan optimaliseren? Zet vandaag nog de eerste stap en zorg ervoor dat geen enkele lead meer verloren gaat.

Mis geen enkele lead meer! Ontdek hoe RevenueHero je lead routing automatiseert, conversies verhoogt en je salesproces stroomlijnt. Lees meer over deze oplossing en boost je pipeline vandaag nog!

Dit artikel is gebaseerd op “What is Lead Routing and How it Ramps Up Your Pipeline Outcomes” van RevenueHero.