Veel B2B events leveren weinig op. Niet omdat de stand slecht is, maar omdat er geen plan is. Zonder duidelijke eventstrategie blijft je team druk, maar zonder resultaat. In deze gids lees je hoe je wél pipeline haalt uit events: met meer gesprekken, meer ingeplande meetings, en strakke opvolging. Zo wordt je beursstand een echte groeimachine.
Inhoudsopgave
- Inleiding
- Vooraf: meetings boeken vóór het event
- Op de beursvloer: boek die volgende meeting
- Na het event: directe follow-up
- Conclusie: events als motor voor je pipeline
In het kort
Veel B2B-events mislukken niet door een slechte stand, maar door het ontbreken van een strategie. Deze gids laat zien hoe je events wél omzet in pipelinegroei: door vooraf afspraken in te plannen, op de beursvloer direct vervolgmeetings te boeken en na afloop snel en persoonlijk op te volgen. Met tools als RevenueHero, een centrale kalender, een event manager ter plekke en gestructureerde follow-up voorkom je dat leads tussen wal en schip vallen. Zo wordt je event een structurele groeimotor in plaats van een eenmalige inspanning zonder resultaat.
Inleiding
B2B SaaS-bedrijven steken veel tijd, geld en energie in beurzen en events. Toch blijft de echte pipeline vaak uit. Hoe kan dat?
Het ligt meestal niet aan de stand. Of aan je swag. Of zelfs aan je pitch. Wat vaak ontbreekt, is een echte eventstrategie. Een plan dat zorgt voor gesprekken, afspraken en opvolging — vóór, tijdens én na het event.
Zonder zo’n strategie blijft het bij hopen. Hopen dat mensen langslopen. Hopen dat ze passen in je ICP. Hopen dat ze je onthouden. En hopen dat je collega’s op de beurs weten wat ze moeten doen.
Uiteindelijk draait een goed event om drie dingen:
- Meer gesprekken voeren aan je stand
- Meer vervolgmeetings boeken
- Geen enkele lead tussen wal en schip laten vallen
In dit artikel lees je hoe je dat slim aanpakt — stap voor stap.
Vooraf: meetings boeken vóór het event
Wacht je tot mensen “gewoon langslopen”? Dan mis je de helft van je kansen. Succesvolle meetings beginnen al weken voor de beurs.
Met een slimme voorbereiding en tools zoals RevenueHero zorg je dat agenda’s vol raken nog vóórdat je op locatie bent.
Stap 1: zet een slimme eventkalender op
Plan je meetings via een centrale kalender. Daarmee hou je overzicht en voorkom je chaos op de dag zelf.
Beantwoord vooraf deze vragen:
-
Kunnen accountmanagers dubbele afspraken aan, of moet het altijd 1-op-1?
-
Hoe verdelen we reps over de tijdslots?
-
Hoe zorgen we dat de juiste persoon bij de juiste afspraak staat?
-
Hebben reps al andere klantafspraken die meetellen?
-
Is er ruimte voor spontane demo’s als de kalender vol zit?
Zodra dit staat, koppel je de kalender aan RevenueHero. Daarmee regel je automatisch:
-
Tijdslotselectie
-
Persoonlijke routing per ICP of regio
-
Bevestigingen in de juiste agenda’s
En voilà — je afspraken beginnen binnen te stromen.
Stap 2: breng je salesteam op één lijn met een kickoff-call
Plan 2 à 3 weken vóór het event een gezamenlijke kick-off met het hele salesteam. Geen email met 10 bullets, maar één moment waarop iedereen weet: dit is de strategie. Neem de sessie op voor wie er niet live bij kan zijn.
Bespreek minstens:- Datum, locatie, standnummer
- Wie gaat er mee en wie doet wat
- Reizen, hotels en logistiek
- Wat is het doel: hoeveel MQL’s, pipelinewaarde, welke key accounts
- Outreachstrategie: wie benaderen we en waarom? (zie stap 3)
Zo voorkom je dat reps op de beurs aankomen met alleen hun koffers en hopen op toevallige bezoekers.
Stap 3: lever kant-en-klare outreachlijsten aan bij sales
Wil je dat je team vooraf afspraken boekt? Maak het ze dan makkelijk. Geef ze geen Excel-bestand van 1.000 rijen, maar gesegmenteerde lijsten met een duidelijke reden waarom die contacten relevant zijn.
Denk aan:
-
Bezoekers van eerdere edities
-
Deelnemerslijsten (als beschikbaar via de organisator)
-
Lokale ICP-bedrijven met duidelijke intent-signalen
-
Gesloten-verloren prospects uit de regio
-
Decision-makers van bedrijven met een kantoor in de buurt
Gebruik tools voor dataverrijking en emailvalidatie om zeker te zijn dat de lijsten kloppen. Goed begin = halve werk.
Stap 4: outreach die afspraken oplevert
Outreach vóór een event is geen gewone koude acquisitie. Je zoekt een trigger, een reden om contact te leggen — en een reden om je stand te bezoeken.
Wat werkt:
-
Intro: “Ben jij op [naam event]?”
-
Swag-trigger: “We geven deze toffe rugzak weg” of “Maak kans op een Lego-set”
-
Laatste check-in: “Laatste kans om je plekje te claimen, ben je er bij?”
Gebruik LinkedIn voor koude contacten. Email werkt beter voor leads met eerder contact. En belangrijk: elk bericht moet een directe boekingslink bevatten.
Gebruik je RevenueHero? Dan kunnen prospects zélf hun tijdslot kiezen en verplaatsen. Dat verhoogt de show rate aanzienlijk.
Op de beursvloer: boek die vervolg meeting
Benoem een Event Manager
Op de beursvloer draait alles om snelheid en scherpte. Eén rol maakt hierin het verschil: de Event Manager. Deze persoon bewaakt de kwaliteit en consistentie van elk gesprek en zorgt dat er geen waardevolle lead verloren gaat.
Hun missie?
-
Zoveel mogelijk relevante bezoekers de stand in krijgen
-
Demo’s kort, krachtig en to-the-point houden
-
Gesprekken goed laten documenteren
-
En vooral: zorgen dat niemand vertrekt zonder vervolgafspraak
Zie het als je laatste verdedigingslinie. De Event Manager is degene die ingrijpt als een interessante prospect dreigt weg te lopen. “Wacht! Plan nu nog even je vervolggesprek—dan krijg je ook onze exclusieve giveaway mee.”
Waar let je Events Manager op?
-
Is de hook sterk genoeg om mensen te laten stoppen?
-
Is de demoversie strak en doelgericht?
-
Worden gesprekken direct gelogd?
-
Heeft elke goede lead een vervolgafspraak op zak?
Door een iPad of laptop met een directe boekingslink (bijvoorbeeld via RevenueHero) bij de hand te hebben, kan elke lead ter plekke zelf een meeting inplannen—geen losse papiertjes, geen vage beloftes.
Na het event: notities & follow-up organiseren
De rol van de Event Manager stopt niet bij het inpakken van de stand. Minstens zo belangrijk is wat er binnen 24 uur na het event gebeurt.
Alle gesprekken moeten dan:
-
In het CRM staan
-
Met duidelijke notities
-
En met helder toegewezen opvolgtaken
Waar let je op in de notities?
-
Was het een goede match of niet?
-
Wat is de voorgestelde vervolgstap?
-
Wie pakt de opvolging op?
-
Wat voor type lead is het (net-new, klant, partner)?
Goed gedocumenteerde gesprekken zorgen voor betere opvolging, snellere reactivatie, en geven je team een stevige basis voor toekomstige events.
Na het event: directe follow-up
Het event is afgelopen, maar nu begint het werk pas écht. Hier win of verlies je je pipeline. Het draait om een persoonlijke aanpak, slim timen en vasthoudend opvolgen.
Sales Follow-Up: reageer als een mens
Een effectieve follow-upstrategie voelt persoonlijk en doordacht aan—geen massamail met afmeldlinks, maar een écht gesprek.
Zo pak je het aan:
-
Start vanuit je eigen inbox. Geen geautomatiseerde campagnes: stuur je eerste email handmatig, als mens.
-
Maak het persoonlijk. Verwijs naar het gesprek op het event. Haal je notities erbij. Benoem de demo en koppel die aan hun specifieke situatie.
-
Volg op via LinkedIn. Houd het daar kort en informeel, als verlengstuk van je email.
-
Geen reactie? Stuur na een paar dagen een vriendelijke bump: “Hey, even dit weer bovenaan je inbox.”
-
Nog steeds stil? Stuur een laatste reminder met iets aantrekkelijks: “Je miste deze swag op het event—zullen we alsnog even bellen?”
Pas na 3–4 persoonlijke pogingen kun je overwegen iemand in een geautomatiseerde sequence te zetten. Zelfs dan: blijf verwijzen naar het event en voeg je RevenueHero boekingslink toe.
Denk hieraan: hoeveel zou je op LinkedIn moeten uitgeven voor evenveel demo’s als op een goed event? Precies—dat maakt je follow-up elke minuut waard.
Drie weken later: post-mortem & optimalisatie
Verzamel je team zo’n drie weken na het event voor een post-mortem meeting. Tegen die tijd heb je de eerste opvolgresultaten én waardevolle feedback vanuit sales.
Bespreek o.a.:
- Wat werkte goed?
- Wat werkte niet?
- Was dit het juiste publiek?
- Wat doen we de volgende keer anders?
- Gaan we volgend jaar weer?
Deel ook de eerste harde resultaten: hoeveel standbezoeken leidden tot vervolgmeetings? Hoeveel daarvan zijn inmiddels pipeline? RevenueHero helpt je eenvoudig met rapporteren vanuit je meetingdata.
Re-engagement: “Ken je ons nog?”
Na een event worden je leads overspoeld met berichten van álle andere bedrijven. Geen wonder dat velen afhaken. Juist daarom is een slimme re-engagementstrategie onmisbaar.
Zo blijf je top-of-mind:
- Directe opvolging na het event
- Herinnering na 3–4 weken
- Daarna elk kwartaal een check-in
Met deze langetermijnopvolging pak je alsnog leads op die eerst koud leken, juist wanneer concurrenten al lang gestopt zijn met opvolgen.
Waarom goede notities allesbepalend zijn
Weet je nog dat de Event Manager aandrong op het vastleggen van elk detail? Dat was met een reden. Persoonlijke opvolging werkt alleen als je iets hebt om op terug te grijpen.
Weten waar het vorige gesprek over ging, welke uitdagingen werden besproken, en wat de volgende stap zou moeten zijn, dat is goud waard. Maanden later kun je dan alsnog contact opnemen met een boodschap die voelt als een logisch vervolg, niet als een koude outreach. Dat verhoogt je kans op reactie aanzienlijk.
Houd het simpel: laat je follow-up eindigen met een heldere call-to-action: “Laten we een korte call plannen.” Met de directe boekingslink van RevenueHero maak je het ze zo makkelijk mogelijk.
Maak van je eventlijst een doorlopende pipeline
Die Excel of CRM-lijst met alle beursgesprekken? Die is veel meer waard dan een snapshot van één moment. Zie het als een doorlopende bron van potentieel.
Veel leads zijn na een eerste contact nog niet klaar om te kopen—maar dat kan maanden later veranderen.
Advies: neem élke lead waarmee je contact had op het event, maar waar geen directe pipeline uit kwam, minstens elk kwartaal mee in je outreach.
Zorg dat je ze op het juiste moment weer aanhaakt. Consistentie wint het van toeval.
Conclusie: events als motor voor je pipeline
Als je één ding uit deze gids onthoudt, laat het dan dit zijn: laat je eventleads niet verdampen.
Met een slimme aanpak maak je van elk event een structurele bron van pipeline. De ingrediënten?
- Een duidelijke meetingstrategie
- Persoonlijke, gestructureerde opvolging
- Tools die het makkelijk maken om te boeken (zoals RevenueHero)
Laat je volgende event niet eindigen bij de borrel of bij het uitdelen van swag.
Zorg dat het zichtbaar wordt in je omzetcijfers. Eén goed gesprek kan het verschil maken.