Email marketing lijsten opschonen

Email marketing ontwikkelt zich steeds verder en spitst zich steeds meer toe op de persoonlijke ervaring van de ontvanger. Gemiddeld checkt 99% van de mensen dagelijks zijn of haar mail en de email open rate is gemiddeld 17,61%.

Dat garandeert je er echter niet van dat mensen jóuw email zullen openen. Er zijn verschillende factoren die het verzenden, het openen, de clicks en de conversies van mails beïnvloeden. Wat is het eerste dat je moet doen om de KPI’s (key performance indicators) van je email sterk te houden? Een duidelijke en opgeruimde mailinglijst creëren.

Ordelijke mailinglijsten (met een goede email marketing strategie) zullen de betrokkenheid van de ontvangers hoog houden en het aantal uitschrijvingen laag.

Waarom zou je een opgeruimde mailinglijst moeten hebben?

• Beperken van uitschrijvingen
• Vermindering van spamklachten
• Verbetering van deliverability rate
• Verbetering van de open rate
• Laag houden van de kosten

Beperken van uitschrijvingen

Hoe meer mensen er op je mailinglijst staan, hoe hoger de kans is dat sommige daarvan interesse in jouw mails zijn verloren. Dat kan gebeuren. Het is daarom goed om af en toe te kijken naar de betrokkenheid van je klanten en de mensen die duidelijk niet geïnteresseerd meer zijn zelf van je mailinglijst te verwijderen, voordat ze zichzelf uitschrijven.

Vermindering van spamklachten

Spamklachten zijn slecht voor je reputatie en ESP’s (email service providers). Als je mails continu als spam worden gezien gaat je ESP jouw account als spam account markeren. Dit komt je deliverability rate zeker niet ten goede.

Verbetering van deliverability rate

Hoe duidelijker en netter je mailinglijst is, hoe vaker je abonnees je mail zullen openen. Bij de mensen die zich niet verbonden voelen aan je merk of bedrijf, die hun emailadres veranderd hebben of, nog erger, überhaupt zich nooit ingeschreven hebben zal jouw mail in spam belanden, wat erg slecht is voor de deliverability rate.

Verbetering van de open rate

Kwaliteit boven kwantiteit is hierbij het doel. Wanneer je ziet dat je open rate afneemt, moet je kijken naar je mailinglijst en op zoek gaan naar inactieve abonnees. Deze wil je vervolgens zo goed mogelijk opnieuw aan je verbinden, voordat je ze uit de lijst verwijderd. Maar als dat niet werkt, kun je beter overwegen om je te focussen op je actieve abonnees.

Laag houden van de kosten

Veel email marketing platforms bepalen de prijzen aan de hand van het aantal verzonden mails. Om de kosten laag te houden wil je zoveel mogelijk abonnees verwijderen die jouw mails nooit openen.

Al deze mails eindigen met en grote rode vlag die aanduidt dat je abonnees niet geïnteresseerd zijn (of je mails überhaupt niet krijgen). Wanneer mensen zich uitschrijven voor je mailinglijst maken ze de actieve keuze. Wanneer meerdere van je mails als spam worden gemarkeerd zullen de deliverability rates eronder lijden.

Open and click through rates laten zien hoeveel van je abonnees je mails openen, op een link klikken en (dus) geïnteresseerd zijn in jouw content.

Door ervoor te zorgen dat je mailinglijsten opgeruimd zijn en je de juiste doelgroep aanspreekt verhoog je de ROI (return on marketing investment) en verlaag je de kans dat je mailing als spam wordt gezien. Door je mailinglijsten op te schonen krijg je beter de kans om je doelgroep te bereiken en die aan je bedrijf of merk te verbinden.

Hoe vaak moet je je mailinglijsten opschonen?

Het korte antwoord is: tenminste één keer per jaar. Maar eigenlijk hangt het ervan af hoe groot jouw bedrijf is en hoe lang je mailinglijst is. Om te beoordelen hoe vaak je je mailinglijst moet opschonen, moet je je open en click through rate, het aantal uitschrijvingen en de spam rates meenemen. Dit geeft een helder inzicht in welke abonnees zich verbinden aan je campagnes, waarin ze geïnteresseerd zijn en waarin niet.

Je kan ook nagaan hoeveel nieuwe abonnees je per kwartaal krijgt. Als dit aantal hoog is, moet je wellicht vaker je mailinglijsten opschonen. Als je een hoog aantal ‘bounces’ ziet is dat ook een teken dat je je mailinglijst moet opschonen.

Elk bedrijf is anders dus opschoning kan maandelijks, per kwartaal of twee keer per jaar, maar moet in ieder geval jaarlijks plaatsvinden.

Hoe schoon je een mailinglijst op?

• Identificeer ‘losgeraakte’ abonnees
• Identificeer de redenen van ‘bounces’
• Check op spam filters
• Verwijder verouderde email adressen

Identificeer ‘losgeraakte’ abonnees

Voordat je je lijst op gaat schonen moet je eerst bepalen of een abonnee daadwerkelijk inactief is of alleen maar losgeraakt. In geval van het eerste kan je deze abonnee het beste uit je mailinglijst verwijderen. Maar in geval van het laatste kunnen deze abonnees toch nog terug te winnen zijn met een beetje inzet of targeted marketing. Je moet ze opnieuw in laten zien waarom ze jouw bedrijf of merk interessant vonden; ze hebben zich immers ooit wel voor je mailing ingeschreven.

Om dit aan te pakken moet je eerst een paar criteria helder hebben die aanduiden wat ‘losgeraakt’ inhoudt. Hebben ze bijvoorbeeld al drie maanden geen van je mails geopend? Of al een jaar? Of hebben ze geen enkele link aangeklikt het afgelopen halfjaar? Of langer?

Wanneer je de losgeraakte abonnees op het oog hebt, moet je deze in een aparte mailinglijst zetten en een specifieke strategie bedenken waarmee je inspeelt op hun interesses. Dat zou bijvoorbeeld kunnen betekenen dat je ze een kortingscode toe mailt of een gepersonaliseerde onderwerpregel maakt. Het punt is dat je eerst je best doet voor deze abonnees voordat je ze uit je mailinglijst verwijderd of als inactief noteert.

Identificeer de redenen van ‘bounces’

Bounce rates zijn heel slecht voor je deliverability, maar niet alles bounces komen op dezelfde manier tot stand. Er is een verschil tussen hard bounce en soft bounce. Een hard bounce is permanent en een soft bounce is van tijdelijke aard, wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een te volle inbox.

Je moet alle mails met een hard bounce verwijderen en die met soft bounces in de gaten houden, omdat hiervan de oorzaak opgelost zou kunnen worden.

Check op spam filters

Elke abonnee die jouw mails als spam markeert moet je direct verwijderen van je mailinglijst. Spam filters schaden je deliverability en je reputatie. Als een abonnee jouw mails niet langer nuttig vindt of, erger nog, ze als spam ziet kun je deze mensen het beste verwijderen uit je mailinglijst.

Verwijder verouderde email adressen

De laatste stap in het opschonen van je mailinglijst is het maken van aparte lijsten voor alle bovengenoemde soorten abonnees en het verwijderen van alle adressen in je lijst die niet langer actief zijn. Misschien voelt het gek om deze mailadressen zomaar op te geven, maar uiteindelijk komt het je deliverability en verbinding met je merk of bedrijf wel ten goede.

De Beste Manieren om je Mailinglijst op te Schonen

• Zorg voor orde in je mailinglijsten
• Overweeg double opt-ins
• Manage de bounce rate
• Gebruik marketing automation
• Bied een ‘opt down’ optie
• Ken je publiek
• Verwijder inactieve abonnees

Zorg voor orde in je mailinglijsten

De sleutel in het op orde houden van je mailinglijst is routine. Maak een schema voor het opschonen van je mailinglijsten gebaseerd op verzamelde data die je vertellen hoe vaak het in jouw situatie nodig is je mijlsten op te schonen. Ook al heb je nog zulke lange mailinglijsten, als geen van deze abonnees zich daadwerkelijk bekommert om jouw mails zul je er niets mee winnen en moet je onderzoeken wat er aan de hand is.

Check bijvoorbeeld op dubbele adressen, typefouten en e mailadressen waarin het woord ‘spam’ voorkomt wanneer je je mailinglijsten scant.

Overweeg double opt-ins

Een double opt-in is een manier om er zeker van te zijn dat je abonnees je mails ook écht willen ontvangen. Zo werkt het: Nadat iemand zijn of haar informatie invult op een inschrijfformulier op je site wordt er een bevestigingsmail verstuurd waarin diegene zijn of haar inschrijving kan bevestigen. Dit zorgt voor een aantal dingen: Het laat je nieuwe abonnee ‘wennen’ aan het krijgen van jouw emails, het geeft een signaal af aan hun provider dat jouw mails niet automatisch als spam gemarkeerd moeten worden en het geeft je de kans ze te vragen of je hun contactgegevens op mag slaan zodat mails niet ‘kwijt’ raken. Dit maakt het dus win-win.

Manage de bounce rate

Mails bouncen wanneer er een typefout in het mailadres zit, als het desbetreffende emailadres niet meer bestaat, of om een andere reden. Geregeld checken of er mails bouncen en hier actie voor ondernemen is goed voor je deliverability rate en ROI. Er bestaan zoals we hierboven al kort besproken hadden twee categorieën bounces: soft en hard bounces.

Een soft bounce laat een probleem in deliverability zien van tijdelijke aard, zoals een volle inbox of een server die eruit ligt. Het kan helpen om de mail in deze gevallen nogmaals te versturen.

Een hard bounce komt door een permanent deliverability probleem, zoals een ongeldig emailadres. Bij harde bounces is het belangrijk de desbetreffende mailadressen uit je lijst te verwijderen om je Email Service Providers (ESP’s) te vriend te houden. ESP’s houden het aantal bounces bij van elke verzonden mail en bepalen zo de geloofwaardigheid van je emails. Teveel hard bounces kan ertoe leiden dat mensen jouw mails eerder als spam zullen zien.

Gebruik marketing automation

Marketing automation is ook voor emails. Je kan je CRM zo instellen dat abonnees automatisch op een bepaalde mailinglijst worden gezet of getagd worden naar aanleiding van hun acties. We hadden het hiervoor al over het maken van lijsten speciaal voor inactieve abonnees. Dit kan je dus ook middels automation doen en zo abonnees opnieuw aan je campagne verbinden. Je kan automation ook inzetten om abonnees te verwijderen op wie jouw content niet langer van toepassing is.

Bied een ‘opt down’ optie

Zorg dat je naast een ‘opt out’ optie ook een ‘opt down’ optie biedt. Een ‘opt down’ optie geeft mensen de optie zelf te bepalen welke emails ze van je willen ontvangen en hoe vaak. Helaas zullen abonnees ook vaak vergeten dat ze zich voor je mailing hebben ingeschreven, waardoor de kans dat ze je mails zullen verwijderen of ze als spam zullen markeren groter wordt. Een ‘opt down’ optie geeft ze de kans om wel op jouw mailinglijst te blijven staan, zonder dat ze overspoeld worden door teveel mails waar ze niet op zitten te wachten.

Ken je publiek

Voordat je je mailinglijst gaat opschonen bekijk dan eens hoe dicht je huidige publiek in de buurt komt van jouw beoogde ideale doelgroep. Kijk naar alle mogelijke manieren om inactief geraakte abonnees opnieuw aan je te verbinden door ze te categoriseren gebaseerd op hun interesses en demografische gegevens. Je zou bijvoorbeeld pakkende welkom mails kunnen maken voor nieuwe abonnees of een korting campagne opzetten voor oudere, trouwe abonnees. Het hebben van meerdere lijsten helpt je bij het creëren van campagnes die je conversion rates zullen helpen stijgen.

Al met al kun je het succes van je email marketing campagnes dus niet meten aan de hand van het aantal abonnees, maar aan de hand van de kwaliteit van deze abonnees en de acties die ze ondernemen volgend op jouw e mails. Het is daarom beter om campagnes te voeren voor 20.000 actieve en betrokken mensen, dan om emails af te vuren op 30.000 mensen die maar half geïnteresseerd zijn en je mails zullen verwijderen of, erger nog, ze als spam zullen markeren.

Verwijder inactieve abonnees

Inactieve abonnees zijn abonnees die je mails niet openen of doorklikken. Als je actieve en betrokken abonnees hebt zal dat altijd goed zijn voor je conversion rates. Dus voor van inactieve abonnees te verwijderen zullen de open en click rates van je campagnes stijgen.

Voordat je inactieve abonnees permanent verwijdert kan je ze nog proberen over te halen door ze een laatste email te sturen waarin je ze om feedback vraagt. Als dit ook mislukt moet je ze permanent verwijderen zodat je email deliverability en conversion rates er niet onder zullen lijden.

Begin nu met het opschonen van je email marketing lijst

Email marketing is van essentieel belang in iedere sector en het geregeld opschonen van je mailinglijsten kan bijdragen aan de data reports en conversion rates van je bedrijf. Zo lang je regelmatig opschoont, open en click through en bounce en spam rates onder controle houdt en zorgt dat je gerichte, nuttige emails stuurt naar een geïnteresseerd publiek zul je altijd een nette, ordelijke mailinglijst behouden.

Wil je automatisch email lijsten segmenteren en personaliseren? Of wil je de content op je website en in je nieuwsbrieven aanpassen aan het gedrag van je klanten en leads? Denk dan eens na over marketing automation! Wil je meer weten hierover, lees dan het artikel ‘Wat is marketing automation en wat kan je ermee?’

Dit artikel is gebaseerd op “How to Clean Up Your Email List With These 5 Tips” van HubSpot.