Een zakelijk voorstel schrijven kan erg lastig zijn. Sommige voorstellen hoeven slechts uit één pagina te bestaan, andere kunnen uit honderden pagina’s bestaan. Hoewel hier geen vaste regels in bestaan, worden korte voorstellen wel vaker gelezen omdat de concentratie spanningsboog steeds korter wordt (slechts 8 seconden!).
Of je nou een deal wil sluiten, fondsen wil werven of een nieuw product wil introduceren, een kort en bondig voorstel van één A4’tje kán genoeg zijn.
De elementen op een voorstel kunnen uiteenlopen van een sollicitatie- of motivatiebrief tot klantenreviews, maar een goed voorstel van één A4’tje laat details achterwege. Dus wanneer moet je zo’n voorstel sturen?
Is het kort dag is (“we hebben dit gisteren nodig”)? Of is een project is zo simpel dat het op een bierviltje zou passen? Gebruik dan een single-page voorstel. (En natuurlijk wanneer dit specifiek gevraagd wordt.)
Alles in je voorstel, van de titel tot de afsluitende call to action, moet de lezer in de richting van de beoogde actie sturen. Als het je helpt om een template te gebruiken, doe dat dan en maak het je eigen.
Het is prima om een template te gebruiken en daar vervolgens uit te halen wat je niet nodig en toe te voegen wat voor jouw beoogde lezer wel nodig is. Als je single-page als een antwoord dient op een RFP (request for proposal), zorg er dan voor dat dat antwoord alle aspecten van die vraag of vragen bevat.
Korte voorstellen van één A4’tje leiden tot snellere beslissingen, respecteren de kostbare tijd van je lezers, helpen je je beoogde klanten duidelijk in het vizier te krijgen en laten zien dat je over goede kennis en expertise bezit. Houd het simpel en beknopt.
Ben je op zoek naar een handige gids voor het opstellen van single-page voorstellen? Hieronder zetten we de richtlijnen voor je uiteen.
Elk voorstel bevat alleen essentiële informatie en in ieder geval de vijf W’s (‘Wie’, ‘Wat’, ‘Wanneer’, ‘Waar’ en ‘Waarom’) en de ‘Hoe’. Als één daarvan ontbreekt sla je geheid de plank mis
Hieronder volgen zes vragen waarop die je in en met je single-page voorstel moet kunnen beantwoorden.
Een single-page voorstel is een uitgeklede versie van een volledig voorstel. Elk detail dat je er in opneemt moet de door jou aangeraden oplossing of je product ondersteunen én de lezer tot dat punt van beslissen sturen.
Alles wat daar niet aan bijdraagt kan uit je voorstel. Een titelpagina is bijvoorbeeld niet nodig. Een inhoudsopgave ook niet. Je kan er voor kiezen ook geen klantenreviews er in op te nemen, tenzij het niet ten koste gaat van essentiële elementen. Waarschijnlijk is het nogal passen en meten om je voorstel op één A4’tje te laten passen, maar het gaat om de absoluut essentiële informatie.
Nu je de basis structuur weer, kunnen we kijken naar de contouren van een single-page voorstel.
Het belangrijkste is dat je voorstel duidelijk is. Bovenstaande elementen hoeven dan ook niet perse allemaal los van elkaar op je voorstel te staan. Als het voor de duidelijkheid beter werkt elementen samen te voegen, moet je dat vooral doen.
Prijsbepaling, de te leveren producten en de tijdlijn kunnen bijvoorbeeld samen in een tabel gezet worden als het gaat over te leveren producten. Als je voorstel een uitnodiging voor een ontmoeting is, kan je het onderwerp samenvoegen met drie datum voorstellen voor een afspraak.
De bottom line is dat een single-page voorstel jouw oplossing voor het probleem van je lezers kort, bondig en duidelijk overbrengt, met alle nodige informatie om tot beslissingen te komen.
single-page voorstellen kunnen uitdagender zijn om te schrijven dan lange(re) voorstellen, omdat het tijd kost om ze beknopt te maken. En omdat het dus een tijdrovend karwei is, geven we je hieronder tips om het schrijven van jouw single-page voorstel gemakkelijker te maken en het proces te versimpelen.
De key in het schrijven van een single-page voorstel is om zoveel mogelijk te zeggen in zo min mogelijk woorden.
Dit artikel is gebaseerd op “How to write a one-page proposal” van PandaDoc.