Veel verkoopmails verdwijnen ongezien in de inbox. Niet omdat het aanbod slecht is, maar omdat de boodschap niet aansluit op wat de lezer op dat moment belangrijk vindt. Een goede outbound email draait daarom niet om jouw bedrijf, maar om de situatie, uitdagingen en motivatie van de ontvanger. In dit artikel leer je hoe je je huidige verkoopmails kritisch beoordeelt en verbetert. Van onderwerpregel en call-to-action tot psychologie, structuur en overtuigingskracht. Zo maak je van standaard mails berichten die vaker geopend, gelezen en beantwoord worden. Aan het einde vind je bovendien een eenvoudig stappenplan om direct mee aan de slag te gaan.
Een effectieve outbound verkoopmail draait niet om jouw bedrijf, maar om de lezer en diens situatie, behoeften en motivatie. Zorg daarom voor een korte, duidelijke boodschap met één kernidee, sterke voordelen in plaats van producteigenschappen, geloofwaardigheid via bewijs of voorbeelden en een glasheldere call-to-action. Gebruik overtuigingsprincipes zoals relevantie, urgentie en psychologie, schrijf een onderwerpregel die opvalt zonder spamachtig te zijn en stem je boodschap af op waar de prospect zich bevindt in het aankoopproces. Test vervolgens onderwerpregels en inhoud continu, zodat je stap voor stap ontdekt welke aanpak de meeste opens, reacties en afspraken oplevert.
Copywriting dient als middel om de intentie van de lezer te matchen met jouw doel.
Uitgaande emails kunnen vergevorderde copywriting skills vereisen. Het is belangrijk om altijd je doel voor de email en het perspectief van de lezer in gedachten te houden.
Bij uitgaande emails is het onwaarschijnlijk dat elke email volledig wordt gelezen. Het is zelfs onwaarschijnlijk dat een enkele email volledig wordt gelezen, dus elke email die wordt verzonden, moet een boeiende en volledige boodschap bevatten.
Daarom moet je bij elke email ernaar streven het concept zo duidelijk mogelijk te houden, voldoende informatie op te nemen in een kort, gemakkelijk te lezen formaat en alles samen te brengen met een sterke CTA.
Het zijn geen marketing- of lead-warming emails die inhoudswaarde bieden. Het gaat om koude, uitgaande verkoop-emails. Elke email moet de lezer kunnen overtuigen om de volgende stap te zetten die in de call-to-action wordt beschreven: het doel.
Je moet echter niet vergeten dat je maar beperkte tijd hebt. Mensen hebben de neiging om hun email inbox snel te scannen om vervolgens verder te kunnen gaan met hun dag, dus je hebt maar een paar seconden om hen te overtuigen om de gewenste stap te zetten.
Dat betekent dat je email kort moet zijn: niet meer dan 3-4 ‘brokken’ informatie in zinnen of een korte alinea.
De email moet ook bij één kernidee blijven, zodat hij niet verwarrend is. De kern moet gelijk overbrengen wat de voordelen zijn van het gebruik van jouw aanbod of product. De voordelen moeten duidelijk worden gecommuniceerd.
Leer je lezer kennen door jezelf in zijn of haar positie te verplaatsen. Door dit te doen, kan je duidelijk zien wat zij willen en wat zij niet willen.
Neem tijdens het schrijfproces en bij het proeflezen van je email de tijd om jezelf in de lezer te verplaatsen en elke email te lezen alsof je de persoon bent met wie je contact wilt leggen.
Hier volgen enkele tips om het perspectief van je lezer te begrijpen.
Als je maar één ding uit deze hele gids onthoudt, laat het dan zijn dat je voor iemand anders schrijft, niet aan jezelf.
Kan het hen iets schelen hoe je bedrijf heet en dat je al 20 jaar actief bent? Natuurlijk niet!
Ze willen weten wat je voor hen kan betekenen.
Verplaats jezelf dus in de persoon voor wie je schrijft en wees heel duidelijk over elk concept dat je aansnijdt, vooral die aan het begin.
Je hebt ongeveer 3 seconden om een potentiële klant te boeien met je email voordat deze in de prullenbak belandt, dus zorg dat de eerste woorden je lezer enthousiast maken.
In plaats van over jezelf te praten, praat je over de voordelen die je lezer heeft bij het gebruik van je product of dienst.
Voordelen zijn het resultaat van het gebruik van de functies van je product of dienst in de unieke situatie van de lezer.
Maak een lijst van de unieke functies van jouw aanbod, stel je voor hoe je ideale klant deze gebruikt en schrijf vervolgens op welke voordelen die persoon hieruit haalt. Dat zijn je gespreksonderwerpen.
“Dit artikel is hét artikel over het schrijven van outbound sales emails” en “Na het lezen van dit artikel zagen verkopers met weinig ervaring in copywriting een stijging van 67% in hun emailconversies.”
Sociale bewijskracht, of het nu gaat om een getuigenis van een onpartijdige derde partij of een algemeen concept dat door experts wordt gedeeld, is uiterst krachtig om de autoriteit of positie van jouw aanbod in de ogen van de lezer te vergroten. Relevante statistieken en onderzoeken hebben hetzelfde effect.
Lege statistieken en beweringen, zoals “We bestaan al 20 jaar” of “Wij zijn de beste”, zorgen ervoor dat sommige lezers de mail uit een soort reflex gelijk zullen verwijderen.
Een andere manier om de lezer te boeien, geloofwaardigheid op te bouwen en sociale bewijskracht te tonen, is door middel van een verhaal. Als je een verhaal hebt dat boeiend, kort en spannend is, gebruik het dan! Gebruik het als eerste in de email. Verhalen zijn de krachtigste tools die woorden kunnen creëren.
Relevantie voor de lezer is alles. Hopelijk zijn je segmentering, targeting en buyer persona's voldoende duidelijk, zodat je precies weet wat er in het hoofd van je prospect omgaat en daarop kan inspelen.
Als je een IT-manager ben en je ziet een email waarin ontwerpdiensten worden aangeboden, dan verwijder je die meteen. Als het nou over software voor gegevens replicatie gaat zou je wél geïnteresseerd kunnen zijn, zeker als je daar eerder een slechte ervaring mee hebt gehad en dingen kwijt bent geraakt daardoor.
Onthoud dat je tekst een brug slaat tussen waar je lezer zich bevindt en waar je hem naartoe wilt leiden.
Als je je op de juiste mensen richt, zou die kloof relatief klein moeten zijn en zou je moeten schrijven alsof de lezer al geïnteresseerd is in wat je aanbiedt.
Het is jouw taak om hen te laten nadenken over hoe geweldig het zal zijn als ze de stap zetten die je wil dat ze zetten.
Nu je weet hoe je moet denken over het perspectief van het schrijven van je uitgaande emails, moet je zorgvuldig overwegen waarom je schrijft.
Waarom je deze uitgaande emails schrijft en verstuurt, is het belangrijkste om goed te doen, het is het doel of de doelstelling van je emails.
Wil je dat mensen iets kopen, zich aanmelden voor een demo of reageren met een vraag? Bij het bepalen van het doel van je email moet je rekening houden met de afstand en de aard van de kloof tussen waar je lezer zich bevindt en waar je uiteindelijk wilt dat hij of zij naartoe gaat.
Stel je bijvoorbeeld voor dat de lezer momenteel overal naartoe loopt en het openbaar vervoer neemt en je wil hem uiteindelijk een auto verkopen. Als je begint met uiteen te zetten welk automodel beter is dan andere auto's, dan zal je boodschap niet aankomen en zal je email worden verwijderd. Hij geeft niets om auto's. De kloof is te groot.
Je moet hem eerst overtuigen van de trots, het plezier en de efficiëntie van autorijden (dit zijn sociale, emotionele en functionele implicaties die we later zullen bespreken). Het doel van je emails zou dus kunnen zijn om hem te laten inschrijven voor een proefrit. Je kunt het leuk, gemakkelijk en risicoloos laten klinken.
Als je lezer echter net zijn auto heeft total loss gereden en meteen een nieuwe moet kopen, moet je hem in je e-mail overtuigen om de auto te kopen die jij verkoopt in plaats van andere auto's die hij zou kunnen kopen.
Zorg ervoor dat je oproep tot actie glashelder en onweerstaanbaar is.
Probeer de lezer het gevoel te geven dat hij iets mist als hij niet ingaat op je verzoek. Fear Of Missing Out (FOMO) kan voor velen een krachtige motivator zijn.
De reden om de stap te zetten die je in je oproep tot actie vraagt, moet een ‘no-brainer’ lijken.
Het kan helpen om een mentaal momentum te creëren en weerstand tegen je CTA weg te nemen door een garantie te geven, als je die hebt.
Denk eraan om voortdurend de waarde van je aanbod op te bouwen en tegelijkertijd alle mogelijke zakelijke pijnpunten of belemmeringen weg te nemen die leiden tot de call-to-action.
Probeer ook het woord ‘omdat’ te gebruiken wanneer je argumenten voor de call-to-action opbouwt of wanneer je de gevolgen beschrijft van het mislopen van het aanbod.
Het menselijk brein is voortdurend op zoek naar een reden om prikkels na te jagen of te negeren. Vul dat in voor je lezer in door ‘omdat’ te gebruiken. In talloze studies is aangetoond dat dit een enorme invloed heeft op overtuigingskracht, zoals beschreven in Robert Cialdini's Influence.
Wees niet bang om dingen te vragen of zelfs te eisen. Doe het gewoon op een beleefde manier. Het verschil tussen opdringerig en volhardend zijn, is beleefdheid.
Hier zijn een paar copywriting-frameworks die je kunnen helpen nadenken over de reis die je je lezers laat maken in elke uitgaande emails.
Dit is het belangrijkste raamwerk en het is van toepassing op elke email die je opstelt. Aandacht, interesse, verlangen en actie.
Dit moet je eerst zien te krijgen. Dit moet het doel zijn van je onderwerpregel en eerste zin.
U moet een band met de lezer opbouwen en interesse wekken. Gebruik een verhaal, statistieken of een getuigenis. Zeg iets controversieel, maar waar. Denk na over het opbouwen van momentum voor het einde: de call-to-action. Dit moet het doel zijn van het midden van je email.
Naarmate je interesse wekt, moet je het verlangen naar je aanbod gaan stimuleren. je kunt interesse omzetten in verlangen door de voordelen van je aanbod zo te benadrukken dat de lezer het gevoel krijgt dat haar leven zou verbeteren door je aanbod. je kunt ook verlangen creëren door een concept van schaarste toe te voegen, zoals “we doen dit aanbod alleen aan 20 nieuwe klanten omdat dat alles is wat we dit jaar aankunnen”, of door sociale bewijskracht te gebruiken, zoals “72 van de 100 Fortune 100-bedrijven gebruiken onze technologie”. Dit moet het laatste derde deel van je e-mail zijn.
Dit is de CTA. Maak deze duidelijk en eenvoudig, maak hem relevant, maak hem persoonlijk, en als je je aanbod in de eerste drie secties succesvol hebt opgebouwd, zult je slagen.
Dit is een marketing framework, maar het is nuttig om na te denken over het perspectief van je lezer. Er zijn drie basis fasen in het aankoopproces van elke klant: bewustwording, overweging en beslissing.
Het traject naar elke beslissing begint met het besef van het probleem, de behoefte of de verbetering die mogelijk is.
De bewuste persoon gaat vervolgens over tot het overwegen van de mogelijke oplossingen of verbeteringen: je en je concurrentie, of helemaal niets doen.
Uiteindelijk komt hij of zij op het moment van besluitvorming.
U moet rekening houden met waar je lezers zich bevinden in de ACD-tijdlijn wanneer je nadenkt over hun perspectief.
Uitgaande emails kunnen het beste worden gebruikt in de overwegingsfase – wanneer je je voordelen ten opzichte van andere opties moet bespreken – en in de beslissingsfase – wanneer je sociale bewijskracht en extravagante garanties moet gebruiken om eventuele twijfels van de klant weg te nemen.
Een cold email in de bewustwordingsfase kan ook goed werken, maar je moet deze dan wel schrijven met als doel de lezer bewust te maken van het nog onbekende probleem dat je kunt oplossen of de verbetering die je kunt bieden. Bouw het probleem of de verbetering op, maar onthoud dat de lezer de volgende twee fasen moet doorlopen voordat hij een aankoopbeslissing neemt en dat je bij hem wilt blijven. Maak het doel van je email iets dat hen aanmoedigt om de overwegingsfase in te gaan met je aanbod sterk in hun gedachten.
Dit is een hoogwaardige verkooptechniek die goed werkt voor elke overtuigende tekst. Het kernconcept van SPIN selling is om een probleem in de gedachten van de lezer op te bouwen en ook je oplossing op te bouwen. je wilt je lezers door deze stappen leiden:
De unieke situatie van je klant en eventuele problemen die kunnen worden opgelost of verbeteringen die kunnen worden aangebracht
Een specifiek probleem dat je kunt oplossen en de details van dat probleem, of het probleem dat er geen gebruik wordt gemaakt van een verbetering die kan worden gerealiseerd.
De implicaties van het laten voortduren van de situatie, hoe dit de mensen om de lezer heen zal beïnvloeden, hoe dit de lezer persoonlijk zal beïnvloeden, wat dit voor het bedrijf zal betekenen, enzovoort. Vergeet niet om het waargenomen probleem op te bouwen!
De resultaten van het gebruik van je aanbod om het probleem op te lossen of de verbetering door te voeren en wat dat persoonlijk zou betekenen voor alle betrokkenen. je wilt een gelukkig beeld schetsen als schril contrast met de negatieve implicaties die je eerder noemde.
Het is het beste om kort door de situatie en het probleem heen te gaan om contact te maken met de lezer, en vervolgens heen en weer te schakelen tussen de implicaties en de voordelen om tegelijkertijd de negatieve implicaties van het negeren van je CTA en de positieve implicaties van het opvolgen van je CTA te benadrukken. Deze push-pull-techniek is zeer effectief.
Houd bij het opstellen van je uitgaande emails rekening met de sociale, emotionele en functionele implicaties voor de lezer in elk bericht. Als je alle drie de aspecten kan raken, heb je een overtuigend argument gecreëerd.
Als we bijvoorbeeld iemand willen overtuigen dat het inschakelen van een gespecialiseerd sociale media marketing bureau zijn bedrijf een boost zal geven, bespreken we de sociale, emotionele en functionele gevolgen van het niet inschakelen van ons bureau en de voordelen die het inschakelen ervan kan opleveren.
Als je social media strategie ondermaats is, is je bedrijf kwetsbaar voor negatieve recensies (sociaal), kunnen je klanten het gevoel hebben dat je geen voeling hebt met de realiteit (emotioneel) en kan je omzet op termijn teruglopen omdat mensen je op sociale media onderzoeken en besluiten je aanbod links te laten liggen (functioneel). Met snelle reacties en strategische bericht controle zal de waarde die je op sociale media biedt je echter positioneren als een autoriteit (sociaal), zullen je klanten blij zijn met je informatie en reacties (emotioneel) en zal de verkoop groeien naarmate mensen worden aangetrokken door je sociale processen aan de top van de trechter (functioneel).
Het belangrijkste onderdeel van je email is de onderwerpregel, want als die niet goed is, wordt de rest niet gelezen. De onderwerpregel moet de aandacht trekken, opvallen in de monochrome, platte tekstwereld van onderwerpregels in inboxen en relevant zijn voor de informatie in de rest van de email.
Oh, en hij mag niet spam achtig zijn met hoofdletters en symbolen. Emails met dat soort onderwerpen worden door spambots verwijderd voordat ze je in verlegenheid kunnen brengen door gezien te worden. Onderwerpen moeten ook kort zijn, omdat er niet veel tekst past in het voorbeeld van het onderwerp in een inbox.
Vaak is het het beste om eerst je email te schrijven, of in ieder geval te weten wat het enige, duidelijke punt en de CTA is die je wil maken, en vervolgens 5 of 6 mogelijke onderwerpen te schrijven die voldoen aan de kenmerken in de eerste alinea van dit gedeelte.
Nadat je een aantal onderwerpen hebt geschreven, lees je ze door. Eén moet boven de rest uitsteken en je moet ergens in je buik een gevoel krijgen als je het leest.
Zelfs met alle bovenstaande overwegingen vertrouw je op je ervaringen en gevoel. Er zijn altijd verbeteringen mogelijk, altijd lessen te leren.
Reclame-magnaat David Ogilvy zei: “Blijf testen en je teksten zullen altijd beter worden.”
Test onderwerpregels en test vervolgens de hoofdtekst.
Gebruik spannende woorden en visuele metaforen.
“U zult tevreden zijn met het marketingmateriaal dat wij produceren” is saai. “Warning! Je kan extreme extatische toestanden ervaren en door het kantoor rennen terwijl je ‘Yaasss!’ roept wanneer je ziet wat wij je kunnen brengen” is veel interessanter en mentaal stimulerender.
Denk in het algemeen als een schrijver over woorden. Uitgepraat > gezegd. Gedomineerd > gewonnen. Geniaal > slim. Het addertje onder het gras is: als je de betekenis van woorden niet goed kent, gebruik ze dan niet.
Het gebruik van opvallende woorden betekent niet dat je moet proberen slim over te komen met jargon. Uitgaande emails moeten snel, eenvoudig en gemakkelijk zijn, weet je nog?
Schrijf zoals je zou spreken, of beter nog, schrijf zoals de lezer zou spreken.
Vergeet de rode strepen van je leraar op de middelbare school. Het maakt niet uit of je grammaticaal correct schrijft, het enige dat telt is dat je als schrijver contact maakt met de lezer en je doel bereikt.
In dat verband moet je de branche van je lezer kennen en weten welke woorden of afkortingen als normaal worden beschouwd en welke als pretentieus en vermoeiend.
Denk ten slotte niet aan de roze olifant. Zie je hoe krachtig woorden zijn? Je dacht aan een roze olifant.. Stel je nu voor dat je dat ook met je lezers kan doen. Inderdaad, stel je voor. Voorstellen is een krachtig concept en een triggerwoord dat je kan en moet gebruiken om je lezers een beeld te geven van alle goede of slechte dingen die ze zullen krijgen, missen en ervaren als gevolg van hoe ze besluiten om op je aanbod in te gaan. Gebruik het.
Succesvolle verkoopmails ontstaan niet door toeval, maar door een duidelijke strategie. Wie schrijft vanuit het perspectief van de lezer, voordelen helder communiceert en een logische volgende stap aanbiedt, vergroot de kans op reactie aanzienlijk. Kleine verbeteringen in onderwerpregel, opbouw of call-to-action kunnen al een groot verschil maken. Gebruik de inzichten uit dit artikel daarom niet alleen als theorie, maar pas ze toe, test verschillende varianten en blijf optimaliseren. Zo worden je outbound emails stap voor stap effectiever en waardevoller voor zowel jouw bedrijf als de ontvanger.
Dit artikel is gebaseerd op “13 Powerful Tips for Writing an Effective Outbound Email Sequence” van AdRoll.