Een goede overeenkomst maken voor zakelijke dienstverlening is meer dan een nette offerte op papier zetten. Het is je kans om vertrouwen te winnen, helderheid te geven en het besluitvormingsproces bij je (potentiële) klant zo eenvoudig mogelijk te maken. Toch zien we vaak dat overeenkomsten te technisch, te algemeen of juist te langdradig zijn. Het resultaat: vertraging, twijfel of helemaal geen handtekening. In dit artikel delen we de belangrijkste elementen die ervoor zorgen dat jouw overeenkomst niet alleen gelezen wordt, maar ook daadwerkelijk getekend.
Begin niet direct met je diensten of je bedrijf, maar met de uitdaging en doelstellingen van de klant. Laat zien dat je goed hebt geluisterd in eerdere gesprekken. Een korte samenvatting van hun situatie geeft vertrouwen en schept meteen herkenning.
Voorbeeld: “Tijdens ons gesprek gaf u aan dat het verkoopproces momenteel weinig inzicht biedt in de voortgang. Met de overeenkomst schetsen wij een aanpak om grip te krijgen op het hele traject: van lead tot gesloten deal.”
Klanten willen precies weten wat ze krijgen. Beschrijf de deliverables concreet, liefst in bullets of tabellen. Geef aan wat wel en niet binnen scope valt. Dit voorkomt verrassingen achteraf en geeft de klant zekerheid.
Tip: Combineer korte toelichting met visuele elementen zoals checklists of stappenplannen om het overzichtelijk te maken.
Een veelgemaakte fout is vaag zijn over planning. Benoem concreet: wanneer kan er gestart worden, hoe lang duurt het traject en wanneer kan de klant de eerste resultaten verwachten. Een paragraaf over planning en startdatum laat zien dat je grip hebt op het proces.
Een overeenkomst voelt pas realistisch als je ook benoemt wat er van de klant wordt verwacht. Denk aan toegang tot systemen, tijd voor workshops of feedbackmomenten. Door dit vooraf helder te maken, laat je zien dat samenwerking tweerichtingsverkeer is en dat succes mede afhangt van hun inzet.
De klant wil weten: wat levert dit mij concreet op? Beschrijf niet alleen de functionaliteiten of uren, maar vooral de impact: sneller offertes maken, betere beslissingen door rapportages, meer efficiëntie in het team. Maak dit tastbaar door voorbeelden of KPI’s te benoemen.
Wees transparant over de kosten. Splits indien nodig uit per onderdeel of fase. Benoem ook je betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld termijnen of op basis van milestones). Transparantie wekt vertrouwen en voorkomt discussies later in het traject.
Social proof werkt ook in de zakelijke markt. Een paar korte citaten van tevreden klanten laten zien dat jouw aanpak zich in de praktijk heeft bewezen. Zorg voor herkenbare referenties die passen bij de branche of uitdaging van de prospect.
Een overeenkomst moet niet alleen inhoudelijk kloppen, maar ook prettig leesbaar zijn. Gebruik een duidelijke opbouw, consistente opmaak en visuele elementen. Steeds vaker worden hiervoor tools zoals PandaDoc of HubSpot Quotes gebruikt, zodat de klant eenvoudig online kan tekenen. Hoe makkelijker je het maakt, hoe groter de kans op conversie.
Een overeenkomst voor zakelijke dienstverlening is meer dan een prijsopgave. Het is een instrument om vertrouwen te winnen, verwachtingen te managen en het besluitvormingsproces te versnellen.
Door te focussen op de situatie van de klant, duidelijke deliverables, heldere planning, benodigde inzet, concrete resultaten en transparante investering vergroot je de kans dat jouw overeenkomst niet in de la belandt, maar wordt getekend.